INFOLOGIS

Mientras la economía ha pasado por una fase de bonanza, las empresas no han desaprovechado la ocasión para acelerar su ritmo de trabajo y sacar partido de la situación. El rápido aumento del nivel de ventas ha traído algunos problemas a toda la empresa, que se han solucionado como se ha podido, y no siempre de la mejor manera.
Una vez hecho el trabajo duro de adaptarse con rapidez a los cambios en el mercado, muchas empresas están aprovechando la situación para replantearse a fondo el funcionamiento de sus departamentos, y entre ellos, el de Logística. Piensan que es el momento de solucionar adecuadamente los problemas recientes, poner orden allí donde se había perdido, y crear los cimientos para ser mejores en el futuro. Se trata, pues, de aplicar reingeniería.
Estos problemas se pueden intentar resolver de dos maneras:
1. aplicar soluciones de inmediato, y después, corregir lo que no va bien tantas veces como sea preciso.
2. pensar y decidir la mejor solución para el problema, y después, implantarla.
La primera se resume en “actuar y luego pensar”; la segunda es lo contrario, “pensar y actuar”.
La práctica demuestra que las decisiones tomadas deprisa y corriendo no suelen ser las mejores. Cuando algo se ha implantado de esta forma, se ven de inmediato los errores en los que se ha incurrido y resulta difícil dar marcha atrás. La corrección de los errores obliga a tomar nuevas decisiones y a implantarlas. Esta forma de proceder consume bastante tiempo y esfuerzos de la organización. Más de uno se pone nervioso al ver que los problemas no se terminan de resolver con cierta rapidez.
Está comprobado que actuar pensando las soluciones e implantándolas da mucho mejores resultados en menos tiempo. No importa la presión de tiempo que se tenga ni lo nerviosas que se puedan poner ciertas personas al ver que no se actúa rápidamente.
El proyecto logístico es la consecuencia inmediata de la filosofía “pensar y actuar”. Es lo recomendable, siempre y cuando, su amplitud o la cantidad y variedad de recursos a poner en juego adquiera cierto tamaño. Obviamente, no tiene sentido construir un proyecto para resolver problemas de pequeña magnitud.
El proyecto logístico es un estudio técnico-económico aplicado a la resolución de un problema concreto, en el que se abordan y contemplan:
 Las formas óptimas de trabajo a aplicar para los volúmenes de actividad esperados
 Los perfiles que presentan las actividades objeto de estudio
 Los recursos necesarios a lo largo de un ciclo de gestión (normalmente, un año)
 La manera más adecuada de organizarlos
 Las inversiones a poner en juego y sus amortizaciones
 Los costes operativos anuales (totales y unitarios por actividad)
Un proyecto consta de varias partes:
 Descripción de las actividades objeto de examen, con las restricciones que llevan asociadas
 Datos numéricos e informaciones cualitativas en las que se traduce la actividad a evaluar
 Formas óptimas de trabajo
 Recursos a disponer para ejecutar lo previsto
 Inversiones y costes operativos
De él derivan los organigramas, los equipos y las funciones que desempeñan. Si contiene una componente de transporte, también se podrían determinar las flotas de vehículos necesarias y los planes de transporte a seguir.
El proyecto constituye el punto de partida para calcular los costes unitarios de cada una de las actividades estudiadas (Activity Based Costing).
El proyecto, una vez construído y documentado, tiene importantes consecuencias y repercusiones en los principales departamentos de la empresa:
 Finanzas: especifica cuánto se precisa invertir y en qué
 Informática: indica la cantidad, tipo de equipos y aplicaciones a utilizar
 Recursos humanos: refleja el número de personas necesarias, los puestos a cubrir y las cualificaciones necesarias para un correcto desempeño
 Operaciones: describe los procedimientos operativos a seguir en cada actividad
 Comercial: informa de los costes logísticos para que sean tenidos en cuenta en el precio de venta del producto o servicio en el que se encuadran
Es muy importante que todos los departamentos a quienes afecta tengan una copia del proyecto; recibirán una información enormemente valiosa para su trabajo.
Todo proyecto debe contener una cuenta de explotación anual, que puede tomarse como presupuesto. Si se compara con la realidad y se observan las desviaciones, se convierte en una herramienta de gestión.
La elaboración de un proyecto se complementa con un análisis de riesgos, lo que permite introducirlos, calcularlos y mitigarlos.
Un proyecto bien construido deja muy pocas cosas a la improvisación. Pone de manifiesto las soluciones a aplicar y los problemas que, por el momento, no se pueden resolver.
Las conclusiones que se sacan de un proyecto permiten ver, en ocasiones, cosas sorprendentes, que resultan paradójicas frente a las impresiones que transmite la realidad.
Un proyecto enfocado de manera realista y orientado a la práctica acaba pareciéndose mucho a lo que acaba sucediendo en la realidad (¡el papel no aguanta todo!).
El coste de elaborar un proyecto es muy bajo en relación con el presupuesto anual que maneja, o comparado contra las ganancias de dinero (o ahorros de costes) que se dejan de tener por no actuar según sus recomendaciones.
Así, pues, sustentar los cambios propuestos en un proyecto es una práctica que ahorra más de un problema durante su implantación. Si no se sabe cómo enfocarlo
adecuadamente, viene bien pedir ayuda a un especialista; aportará ideas novedosas, visiones no deformadas de los problemas, y soluciones ya probadas con éxito en la práctica. El dinero gastado es una inversión que retorna en muy poco tiempo.
El proyecto también es un elemento clave dentro del área de Desarrollo de Negocio de un operador logístico. Los servicios que presta son únicos, y por tanto, los precios que deben tener. Los costes del servicio son sensibles al volumen, al perfil de la operación y a sus atributos. Tienen valores distintos para dos operaciones similares; de ahí que los precios basados en un precio de venta recomendado al que se le aplica un descuento no sean útiles.
Toda oferta de servicio de un operador debería apoyarse en un proyecto. Además de las ventajas antes citadas, aporta otras que no se pueden desdeñar a sus departamentos comercial y operativo:
 Permite construir una oferta comercial orientada al servicio concreto que demanda el cliente
 Es la base para elaborar la estrategia de precios y decidir los límites de una negociación comercial
 Contiene los elementos necesarios para implantar la operación a que se refiere
Algunos operadores sólo valoran la parte económica del proyecto, la que realmente les hace falta para construir su oferta comercial. No se percatan de que, si la consiguen, pueden encontrarse con un problema de rentabilidad, al no haber tenido en cuenta la manera de prestar los servicios.
Los que tienen muy asumida esta filosofía, emplean paquetes informáticos de simulación. Estos programas, por lo general, tienen un alcance limitado y no son capaces de resolver los problemas, tal como aparecen en la realidad. Hace falta, pues, el toque artesano del experto para lograr una solución que pueda hacerse realidad.
Por último, quien se imagina que está ejecutando el servicio que tiene que proyectar, tiene grandes posibilidades de que su trabajo sea aprovechable por su organización. De paso, la habrá vacunado contra todos los problemas potenciales importantes antes de que se presenten.

Por: Juan Carlos Viela es Ingeniero Industrial por la Universidad de Navarra. Ha desempeñado cargos de dirección técnico-comercial en grandes operadores logísticos multinacionales. Experto en diseño, puesta en marcha, reingeniería y mejora de la productividad en operaciones logísticas complejas. Director del Master en Gestión de la Logística y profesor asociado del Instituto Logístico Tajamar. Ha publicado diversos artículos en la prensa profesional especializada y es autor del libro Gestión y Diseño de Almacenes. Domina plenamente los idiomas español, inglés e francés. Participa directamente de los proyectos desarrollados por la división de Fusiones y Adquisiciones de PRESS LOG, empresa en la cual ocupa la posición de Director Asociado.